Aunque todavía es importante tener en "físico", todo documento administrativo que pueda avalar las actividades empresariales dentro del marco jurídico o gubernamental, las nuevas tecnologías en digitalización de documentos que está adoptando el gobierno mexicano para agilizar sus trámites y comunicación con el ciudadano, abre la oportunidad de convertir a nuestro escritorio en "más que un estante de hojas apiladas".
Muchas de las regulaciones federales y estatales le dan importancia a los documentos oficiales de las empresas cómo un acervo de respaldo de información y auditoría en "físico".
Sin embargo; también las estrategias del Gobierno Mexicano se están enfocando hacia tener una red digital que permita el acercamiento hacia los ciudadanos, aprovechando las TIC como medio para cumplir este objetivo.
Un ejemplo de ello es la facturación electrónica 3.3, ya que no es necesario que el SAT tenga tus archivos de documentos impresos, pero si es importante mantenerlos en "físico" cierto tiempo dentro de tus instalaciones. Esto significa un ahorro importante en cuanto a impresión, ya que sólo requieres las impresiones necesarias para todos tus procesos administrativos, y no para el gobierno.
Podemos tomar este ejemplo como una oportunidad hacia la digitalización de archivos para mejorar nuestros procesos internos y convertir a nuestro escritorio en "más que un estante de hojas apiladas", y más bien sea una Oficina Sin Papel.
La ventaja de la oficina sin papel
Está claro que las impresiones de contratos, facturas u otro documento administrativo son el día a día de las organizaciones, pero estas se pueden disminuir en un buen procentaje (ahorro de espacio de archivo y ecológico).
Además hay una ventaja excepcional cuando se implementan soluciones de digitalización
¿Cuál es esa ventaja?
Automatización
Convertir tu documento a un archivo digital, además del resguardo de la información para su futuro provecho, tu archivero digital te beneficia en:
- Optimizar tus procesos internos buscándo su simplicidad y agilidad.
- Acceso más rápido a la información.
- Gestión de la información, aceleramiento hacia un análisis conciso y más verídico.
- Reducir los tiempos de auditoría y aumentar la productividad de los procesos que requieren tiempos de respuesta inmediatos.
La oficina sin papel juega un nuevo rol en la forma de "hacer negocios", con las tecnologías de digitalización todo tu papel te beneficia al automatizar el acceso a la información y gestionando su información para la toma de decisiones y respaldos importantes.
Actualmente es fácil conocer si un proyecto de automatización es viable para tu oficina, a través de consultorías podrías conocer si tus operaciones y su gestión documental podrían eficientar los procesos de tu empresa.
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