Los procesos administrativos e industriales se han vuelto muy complicados para llevarse a cabo de forma manual, ya que requieren una mayor velocidad de atención y ejecución.
Contar con un archivo digital creado con las mejores prácticas en soluciones de digitalización se vuelve crítico. Esta realidad, impone una serie de retos a las empresas en cuanto a la digitalización, gestión y explotación de la información documental. Entre dichos retos están:
- La información proviene de diversas fuentes y documentos
- La información puede encontrarse en formatos diversos y disímbolos
- Se genera información a grandes velocidades y se requiere su consulta a través de diferentes medios de acceso (local, remoto, móvil, digital, etc.)
Construir un archivo digital coherente y funcional requiere la observación de buenas prácticas en combinación con las herramientas adecuadas para la digitalización de documentos.
Te presentamos las mejores prácticas al momento de crear un archivo digital.
1. Preparación (Expurgo)
En esta fase se prepara la documentación a capturar, revisando uno a uno los documentos, deshaciéndose de cualquier elemento que impida la captura ágil y que puedan entorpecer o imposibilitar el proceso de documentación digital.
2. Escaneo
La fase de digitalización, también conocida como de captura o escaneo, es en la que se obtiene la imagen digital del documento original en soporte papel. Esta fase variará significativamente si los documentos se capturan uno a uno, o por un lote situado en la bandeja del escáner, para proceder a la captura del conjunto de los documentos que componen ese lote.
3. Control de Calidad
El control de calidad consiste en verificar que tanto la imagen digital como los datos significativos obtenidos en el proceso de digitalización son fieles al documento original en papel y cumplen con unos requisitos mínimos de autenticidad. Si durante esta fase se determinara que la digitalización no ha sido correcta (por ejemplo, que el documento no es legible o no presenta la calidad mínima suficiente) se realizará una nueva captura.
4. Identificación
Identificar la documentación que desea digitalizar es clave y determinante para el proceso de digitalización completo. Las tareas a realizar en esta fase de son:
- Seleccionar la documentación a digitalizar y establecer el alcance de digitalización: En un expediente o una serie de documentos, decidir si todos o sólo una parte van a ser digitalizados.
- Indicar la finalidad de los documentos a digitalizar: copia digitalizada, copia auténtica o compulsa.
- Identificar el soporte del documento a digitalizar (tipo de papel, tamaño del mismo: A4, A3…).
- Establecer la relación entre los documentos y la tipología y serie documentales del Archivo Digital.
- Determinar cuándo y dónde se va a realizar la digitalización en base a criterios como el tipo de documentos y la necesidad de uso y acceso a los mismos.
5. Archivo
Al finalizar el proceso de digitalización, el usuario final tiene la opción de llevar acabo el resguardo físico de su información sensible en sus oficinas o en su caso contratar el servicio de resguardo con un proveedor certificado.
¿Qué sigue?
Planear la digitalización de documentos de un archivo o papel utilizando las herramientas adecuadas y observando estas mejores prácticas ayudará a aumentar la consistencia en la ejecución de tus procesos empresariales y ayudará a minimizar riesgos provenientes de la falta de un control adecuado en el manejo de la información.
Hay opciones en soluciones de documentación y gestión digital, las consultorías suelen ser gratis para dimensionar la digitalización de documentos.
