La gestión documental es la forma en que una empresa almacena, administra y rastrea los documentos tanto en papel como electrónicos de todas sus oficinas. Las empresas necesitan establecer una estrategia que permita a través de los datos recabados en la gestión para continuar dentro del ritmo del mercado.

Las organizaciones preparadas se convierten en verdaderas empresas digitales al optimizar sus operaciones con soluciones de gestión para todos sus documentos y con estrategias diseñadas para automatizar procesos documentales y manuales, e incrementan las capacidades colaborativas para agilizar y mejorar el funcionamiento en un entorno de negocios cada vez más emergente.

Lo importante son los datos y la información que generan los documentos

Continua con Disrupción documental en pleno siglo XXI

La era del caos de datos ha comenzado.

Las empresas necesitan encontrar un método más eficiente para hacer frente a las ingentes cantidades de datos que se crean cada día. En función del sector en el que desarrolle su actividad, su empresa dispone de entre 1 y 12 millones de gigabytes de información.

La mayor parte de estos datos no están estructurados, lo que da lugar a que la gestión de datos sea caótica. Por definición, los datos no estructurados son aquellos que no encajan en una estructura clara de filas y columnas. Hace unos años, la cantidad de este tipo de datos superó la cantidad de datos estructurados y se estima que en 2020 el volumen total de datos no estructurados será 9 veces superior al de datos estructurados.

Esta situación genera dos problemas:

1. Es necesario gestionar una mayor cantidad de datos que proceden de más fuentes.
2. La mayor parte de estos datos no están estructurados.

Los métodos de gestión de datos existentes están diseñados para los datos estructurados, por lo que no son suficiente para hacer frente a estos retos de forma eficiente.

Este es el motivo por el que "únicamente el 0.5 % de los datos empresariales se analiza y se emplea", según Forbes.

Esta lucha es universal y afecta por igual a sectores y funciones, lo que provoca un malestar general entre los líderes empresariales. En Kodak Alaris, nos referimos a este malestar como el "caos de datos".

Solución: la transformación digital

Las iniciativas en cuanto a gestión de datos y big data llevan años llamando la atención de los empresarios. Sin embargo, para la mayoría de las empresas, big data sigue siendo únicamente una gran cantidad de datos. A menos que estas empresas aprendan a extraer significado de este caos, perderán incontables oportunidades de crecimiento.

La transformación digital consiste en la mejora de los procesos empresariales mediante la obtención de perspectivas derivadas del análisis de los datos integrados.

Todo esto tiene sentido. La cantidad y complejidad de los datos y su magnitud para una empresa de mediano tamaño requieren la flexibilidad y la elasticidad que proporcionan los nuevos entornos digitales. En definitiva, una vez que se digitalizan los procesos empresariales, resulta más sencillo:

• Compartir datos entre equipos y compañeros de trabajo.
• Analizar los datos para obtener perspectivas valiosas.
• Comprender el valor comparativo de los distintos procesos empresariales.
• Determinar las áreas que se pueden mejorar en funciones y flujos de trabajo específicos.

La solución al caótico mundo de los datos empresariales reside en la transformación digital. Mediante un rápido análisis de datos, las empresas pueden optimizar los procesos críticos y obtener los siguientes resultados:

• Aumento de los ingresos y obtención de una clara ventaja competitiva.
• Mejoras significativas a nivel de oficina en cuanto a precisión y eficiencia.

Aumente los ingresos y consiga una clara ventaja competitiva gracias a la transformación digital

Está demostrado que la mejora en la gestión de los datos de los procesos empresariales críticos es un método eficaz para aumentar los ingresos. Accenture y GE encuestaron a directivos de talla mundial acerca del estado del "análisis de big data" para el estudio Industrial Internet Insights Report for 2015. Las dos principales ventajas que la transformación digital aporta mediante iniciativas de gestión de datos son el "aumento de la rentabilidad" (60 %) y la "obtención de ventajas competitivas" (57 %).

Los directivos empresariales a nivel mundial opinan que la transformación digital tiene como resultado directo el aumento del crecimiento. Y tienen razón: unos procesos internos más eficientes producen resultados notablemente superiores. Cuando existen pruebas que lo demuestran, esta afirmación es incluso más alentadora.  La transformación digital aporta beneficios a las empresas, tanto a nivel general como a nivel de procesos empresariales específicos.

Obtenga mejoras significativas en cuanto a precisión y eficiencia mediante la transformación digital

La transformación digital proporciona grandes ventajas a la máxima velocidad en las siguientes 5 áreas:

• Procesamiento de correspondencia: cuando el departamento de procesamiento de correspondencia está equipado con flujos de trabajo automatizados que permiten gestionar los datos de forma rápida y afrontar con seguridad las situaciones de excepción, se produce un gran impacto positivo en la obtención de ingresos. Los empleados disponen de más tiempo para centrarse en las funciones básicas asociadas a su puesto y los documentos urgentes se procesan al ritmo de su empresa.
• Incorporación de clientes: cuando estos procesos están digitalizados, aumenta tanto la satisfacción como el valor del tiempo de vida del cliente.
• Cuentas por pagar: cuando dispone de perspectivas adicionales para automatizar y mejorar la inteligencia de sus cuentas por pagar, sus proveedores pueden ofrecerle lo que necesita de forma oportuna y su capacidad de respuesta en el mercado aumenta significativamente. Además, esto permite que sus empleados dediquen más tiempo a futuros proyectos que fomentarán el crecimiento de su empresa.
• Procesamiento de formularios: una arquitectura bien diseñada para el reconocimiento de formularios, la extracción de información y la garantía de calidad elimina los cuellos de botella y allana su camino al éxito. Si dicha arquitectura se implementa correctamente, la obtención de beneficios será inmediata.
• Gestión de registros: la gestión de registros de forma digital ofrece muchas ventajas en comparación con las soluciones basadas en papel, entre las que se encuentran la capacidad de sincronizar la información, aumentar los niveles de seguridad y obtener un acceso rápido a los documentos críticos.

Que la transformación digital es valiosa no es un secreto. El secreto es cómo conseguir ese valor.

Las empresas tienen la clara necesidad de analizar una mayor cantidad de datos para poder obtener mejores perspectivas.

Aproveche el potencial del caos de datos para su empresa

El continuo crecimiento de los datos, así como la forma de gestionarlos conforman uno de los mayores retos a los que se enfrentan las empresas del siglo XXI, pero también supone una de las mayores oportunidades.

Los datos no tienen por qué ser caóticos. La transformación digital le permite no solo organizar ceros y unos en celdas con metaetiquetas, sino también conseguir mejores perspectivas que facilitarán la toma de decisiones. La nueva ciencia, tecnología y ecosistemas de socios le permitirán optimizar los procesos empresariales y conseguir los objetivos financieros en todos los niveles de la empresa.

Si la respuesta es SI, evita la acumulación, la respuesta para optimizar el tiempo y mejorar los procesos empresariales tiene como base ¡No perder información! Cualquier proceso puede ser más eficiente con una gestión documental que logré capturar y resguardar la información y suministrarla cuando es requerida a las personas autorizadas, hoy en día mantener la información disponible en cualquier lugar y a todas horas es posible, maximizando el nivel de atención para cada proceso, controlar el inventario se vuelve fácil.

Con un proyecto de digitalización de documentos se puede empezar con la captura de la información de forma electrónica, segura y fiable para consulta.

Maneja el tiempo de la empresa eficientemente!

¿Admites que los procesos que implican el uso de papel son una pérdida de tiempo?

Al digitalizar tus archivos brindas muchos beneficios a los procesos empresariales, entre ellos:

1. Normalización de Archivos

2. Ahorro de espacio, material y recursos

3. Ahorro de tiempo e incremento de eficiencia

4. Eliminación de riesgos legales 

5. Acceso inmediato y concurrente a la documentación

6. Integracion con el sistema de contabilidad 

Está claro que las impresiones de contratos, facturas u otro documento administrativo son el día a día de las organizaciones, pero estas se pueden disminuir en un buen procentaje (ahorro de espacio de archivo y ecológico).

Además hay una ventaja excepcional cuando se implementan soluciones de digitalización

¿Cuál es esa ventaja?

Automatización

Convertir tu documento a un archivo digital, además del resguardo de la información para su futuro provecho, tu archivero digital te beneficia en la nueva forma de "hacer negocios", con las tecnologías de digitalización todo tu papel te beneficia al automatizar el acceso a la información y gestionando su información para la toma de decisiones y respaldos importantes.

La fuerza de las tecnologías digitales (social, móvil, analítica y la nube) no reside en la tecnología individualmente, sino que se deriva de cómo las empresas integran estas tecnologías para transformar sus negocios y de cómo trabajan. 

Lo que separa a los líderes digitales del resto, es una clara estrategia digital combinada con una cultura y un liderazgo aptos para impulsar la transformación digital. La historia del avance tecnológico en los negocios está llena de ejemplos de empresas enfocadas en tecnología, sin invertir en capacidades organizativas que aseguren su impacto. Muchas empresas, quieren transformarse digitalmente y no saben cómo empezar, una de las formas más sencillas es la implementación de un sistema para digitalizar documentos, seguido de un cambio de mentalidad para que los procesos ayuden a promover culturas que fomentan el cambio. 

Contar con sistemas de gestión de contenidos digitales se está convirtiendo en una parte fundamental para el éxito global de las empresas hoy en día. La capacidad de encontrar la manera eficiente de almacenar y organizar archivos a través de una organización, conduce a un aumento de la productividad y reduce los problemas derivados de la gestión de documentos en papel. En un informe de la empresa Butler Group, una compañía de investigación y análisis de IT con sede en Londres, se llegó a la conclusión de que la ineficacia de las estrategias de búsqueda y localización de información relevante está obstaculizando la competitividad empresarial y deteriorando la prestación de servicios, poniendo a las empresas en riesgo. Pero la implantación de sistemas de gestión de contenidos digitales dentro del proceso de transformación digital de la empresa, debe ir acompañada de un cambio cultural basado en un fomento de la colaboración, la innovación y la creatividad.

Hoy en día la digitalización y gestión documental abarca todos los documentos y archivos físicos y electrónicos. Los sistemas de gestión documental proporcionan almacenamiento de metadatos, seguridad y funciones de indexación y recuperación. Todo esto permite a las empresas almacenar fácilmente documentos, mantener organizadas las bases de datos, y lo que es más importante, indexar los documentos para poder ser recuperados rápidamente.