De acuerdo con el archivo general de la Nación: La gestión documental se refiere a una serie de actividades sistematizadas cuyo fin es controlar el ciclo de vida de los documentos en una organización; se encarga de administrar el flujo que éstos siguen desde su creación o recepción, clasificación, mantenimiento, permisos de uso, almacenamiento y resguardo; de eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación de los documentos que lo requieran.
Cualquier dependencia o entidad debe contar con un plan de desarrollo archivístico encaminado a regular la producción, uso y control de los documentos, mediante la aplicación de los procesos técnicos archivísticos que garanticen su organización y tratamiento adecuado, desde su origen hasta su destino final.
La administración de documentos consiste en agruparlos de acuerdo con el fondo, la sección, la serie y la subserie a la que pertenecen, según ha sido definido en el cuadro de clasificación archivística. Dentro de cada serie, los expedientes que la forman deberán ser individualizados, pues cada uno se refiere al cumplimiento de funciones específicas, manteniendo agrupados todos los documentos en el orden en que se han producido.
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"Al referirnos a un documento, estamos describiendo un soporte material: papel, cintas magnéticas de audio y video, acetatos, papel fotográfico, películas, discos magnéticos, etcétera". |
Un documento posee características y estructuras determinadas, las cuales le dan formalidad como documento de archivo. Este tipo de materiales constituye el núcleo de la información que ha sido creada y procesada por una institución pública o privada a lo largo de su vida. Las dependencias o entidades podrán digitalizar grupos de documentos durante las distintas etapas de su ciclo vital —activa, semiactiva, inactiva o histórica—, siempre y cuando justifiquen la relación costo-beneficio de un proyecto de digitalización.
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