En un proyecto de digitalización exitoso, las imágenes son creadas y entregadas en el tiempo establecido y sin superar el presupuesto. Una buena planeación es la clave para un proyecto exitoso, y ésta debe tener en cuenta todo lo incluido en la estructura de trabajo. El tiempo invertido en escribir documentos de planeación va a compensarse con creces durante la ejecución, además de que dichos textos sirven como guía fundamental para realizar otros proyectos similares.
El plan del proyecto debe ser escrito, idealmente, por el administrador del proyecto y, además, aprobado por todas las partes interesadas. Generalmente el plan es revisado varias veces antes de que todos los participantes queden satisfechos en cuanto a que las tareas clave, subproyectos, metas y entregables queden documentados y con estimados de tiempo realistas.
Otro factor importante en el éxito de un proyecto de digitalización, es que la organización tenga muy clara la meta por la cual se va a digitalizar y qué tipo de producto final va a cumplir dicho cometido. Para ello es sustancial:
- Involucrar a todos los participantes relevantes (curadores, expertos técnicos, personal encargado de la preservación, archivistas, entre otros), quienes pueden determinar las metas del proyecto y tomar decisiones sobre cómo se va a conformar.
- Mantener un registro de las decisiones que se han tomado y las razones por las cuales se tomaron, con el fin de no repetir trabajo cuando surjan problemas previamente tratados.
Analizar si la digitalización se llevará a cabo internamente o si se contratará una empresa externa especializada en estos procesos. Cualquier elección que se tome, la institución que tiene los materiales por ser digitalizados debe tomar la responsabilidad de:
- Seleccionar los materiales a digitalizar.
- Determinar el propósito de la digitalización así como la naturaleza del producto deseado.
- Establecer los niveles necesarios de calidad.
- Verificar la calidad del trabajo terminado.
Hay argumentos encontrados en cuando a trabajar internamente o contratar una empresa; es por esto que se deben analizar cuidadosamente los pros y contras de cada una de las opciones. A continuación se muestran algunos puntos a tener en cuenta.
Pros de hacer la digitalización interna:
- Obtener la experiencia de realizar un proyecto de digitalización (administración del proyecto, familiaridad con la tecnología, aprendizaje, etcétera).
- Mayor control del proceso, incluyendo la manipulación y almacenamiento del material original.
- Los requerimientos de calidad de imagen, acceso y escaneo, se pueden ajustar sobre la marcha, en lugar de definirlos desde el inicio.
- Participación directa en el desarrollo de colecciones de imágenes digitales, haciendo que éstas se ajusten mejor a la organización y a los usuarios.
Contras de hacer la digitalización interna:
- Requiere una gran inversión financiera inicial y durante el proyecto, en equipo y personal.
- Se necesita más tiempo para implementar los procesos de captura de imágenes y la infraestructura técnica.
- Nivel de producción limitado.
- No siempre se tiene disponible personal capacitado.
- La institución debe aceptar costos de fallas de equipo, capacitación de personal, problemas con la red, etcétera.
- Se da la necesidad de imponer estándares y mejores prácticas.
Pros de contratar una empresa:
El pago se hace únicamente por costos de digitalización de las imágenes, no por equipamiento o personal, por lo tanto, la inversión en este rubro es temporal.
Altos niveles de producción.
Personal capacitado.
Menores riesgos.
El proveedor absorbe costos de obsolescencia tecnológica, fallas de equipo, problemas de conexión, etcétera.
Contras de contratar una empresa:
La organización tiene menor control en el proceso de captura de imágenes y calidad.
Proceso contractual complicado: las especificaciones de las imágenes serán claramente definidas al inicio, las soluciones a problemas deben ser negociadas, se tienen que configurar conexiones de red adicionales, etcétera.
El proveedor puede tener un conocimiento mayor que el cliente o puede presumir de un nivel de entendimiento de bibliotecas/museos/archivos que no tiene.
Falta de estándares con los cuales se podrían negociar servicios y medir la calidad.
Los originales deben ser transportados, enviados y después manipulados por el personal del proveedor.
Puedes continuar con: Recomendaciones para proyectos de digitalización
¿Comentarios? Háznolos saber>>>
