El manejo electrónico de documentos (EDM) le ayudará a clasificar de manera ordenada la información, así como compartir sus archivos entre un grupo multidisciplinario de usuarios y sobre todo automatizar procesos de trabajo.
Si usted tiene la necesidad de almacenar sus documentos de manera electrónica, dando mayor seguridad a la información que estos contienen, es decir, para convertir los textos y fotos que tiene en papel o en diapositivas (entre otros), en información que se pueda almacenar y manipular en su computadora.
Este módulo del manejador de contenidos tiene una gama de aplicaciones tanto personales como profesionales, para organizar y controlar sus documentos tales como expediente personal, documentos del trabajo, trámites gubernamentales, o grandes repositorios como expedientes clínicos, facturas de clientes y proveedores, entre otros.
¿Cuáles son los beneficios de CSDocs?
- Reducción de costos de supervisores para monitoreos o controles estadísticos.
- Permite mediante estadísticas la evaluación de productividad, ya que lleva un control en base al tiempo de atención.
- Todo el control se organiza en base al estado de cada una de las cargas de digitalización, ya sean libros, cajas,
expedientes o legajos; como si fuera un sistema de correo. - Se integra la información documental electrónica a la gestión desde los archivos en el Sistema de Manejo
Electrónico de Documentos o desde la estación de trabajo. - Notifica de manera puntual y en línea un proceso de escaneo y las desviaciones que tiene la producción.
- Cuenta con un folio único por cada gestión, lo que le permite identificar un asunto y evitar duplicidad de la información.
Planear la digitalización de un archivo utilizando las herramientas adecuadas y observando estas mejores prácticas ayudará a aumentar la consistencia en la ejecución de tus procesos empresariales, y ayudará a minimizar riesgos provenientes de la falta de un control adecuado en el manejo de la información.
Conoce algunas opciones en soluciones de documentación y gestión digital, aquí.
