La fuerza de las tecnologías digitales (social, móvil, analítica y la nube) no reside en la tecnología individualmente, sino que se deriva de cómo las empresas integran estas tecnologías para transformar sus negocios y de cómo trabajan.
Lo que separa a los líderes digitales del resto, es una clara estrategia digital combinada con una cultura y un liderazgo aptos para impulsar la transformación digital. La historia del avance tecnológico en los negocios está llena de ejemplos de empresas enfocadas en tecnología, sin invertir en capacidades organizativas que aseguren su impacto. Muchas empresas, quieren transformarse digitalmente y no saben cómo empezar, una de las formas más sencillas es la implementación de un sistema para digitalizar documentos, seguido de un cambio de mentalidad para que los procesos ayuden a promover culturas que fomentan el cambio.
Contar con sistemas de gestión de contenidos digitales se está convirtiendo en una parte fundamental para el éxito global de las empresas hoy en día. La capacidad de encontrar la manera eficiente de almacenar y organizar archivos a través de una organización, conduce a un aumento de la productividad y reduce los problemas derivados de la gestión de documentos en papel. En un informe de la empresa Butler Group, una compañía de investigación y análisis de IT con sede en Londres, se llegó a la conclusión de que la ineficacia de las estrategias de búsqueda y localización de información relevante está obstaculizando la competitividad empresarial y deteriorando la prestación de servicios, poniendo a las empresas en riesgo. Pero la implantación de sistemas de gestión de contenidos digitales dentro del proceso de transformación digital de la empresa, debe ir acompañada de un cambio cultural basado en un fomento de la colaboración, la innovación y la creatividad.
Hoy en día la digitalización y gestión documental abarca todos los documentos y archivos físicos y electrónicos. Los sistemas de gestión documental proporcionan almacenamiento de metadatos, seguridad y funciones de indexación y recuperación. Todo esto permite a las empresas almacenar fácilmente documentos, mantener organizadas las bases de datos, y lo que es más importante, indexar los documentos para poder ser recuperados rápidamente.
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