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Las Pymes admiten que los procesos que implican el uso de papel desperdician tiempo: 8 de cada 10 se comprometen a cambiar a partir del 2017.
Más del 80% de las pequeñas y medianas empresas (Pymes) quiere eliminar el papel de su facturación, los informes financieros, los formularios legales y todo tipo de procesos que consumen tiempo, es por eso, que este año todos estos se encuentran en busca de soluciones y beneficios para digitalizar sus documentos.
BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
1. Normalización de Archivos
Todo tipo de papeles que recibimos a diario (facturas, tickets, hojas de gastos) son difíciles de archivar y llevar un control de ellos. Al digitalizarlos se vuelve mas fácil acceder a la información con diferentes criterios de busqueda y filtrado.
2. Ahorro de espacio, material y recursos
El archivo digital puede reemplazar por completo el archivo físico. Gracias a esto, se produce un ahorro de espacio en m2, lo cual refleja un valor importante en el total de los gastos mensuales.
3. Ahorro de tiempo e incremento de eficiencia
Los problemas de búsqueda y certeza desaparecen, ya que los papeles al digitalizarlos cuenta con un registro único, lo cual evita que puedan traspapelarse.
4. Eliminación de riesgos legales
El archivo digital elimina la posibilidad de perder documentos, ya que te da la opción de mantener varias copias, quitando incluso el riesgo frente a accidentes o catástrofres como un incendio o un terremoto.
5. Acceso inmediato y concurrente a la documentación
Con la documentación digital cualquier número de usuarios puede acceder de manera inmediata al mismo registro o a un registro en el mismo momento.
6. Integracion con el sistema de contabilidad
Un beneficio de tener un archivo digital es su integración con el sistema de contabilidad. Abriendo posibilidades que van desde la mera consulta por pantalla de documentos digitalizados hasta la contabilidad automática.
Ya conociendo estos beneficios podemos entender el por qué de la urgencia en la digitalización de documentos. Todas aquellas pequeñas y medianas empresas que emigren sus documentos, no solo podrán ahorrar tiempo y dinero, si no que podrán optimizar y mejorar todos sus procesos.
Para llevar acabo este proceso, es necesaria una informacion y una asesoria confiable. Aquí te presentamos algunas opciones acerca de la documentación digital.
