Cada día generamos muchos documentos y es común que los depositemos en carpetas de red, servidores o soluciones de almacenamiento. El problema con esto es que acumulamos cantidades enormes de información y cuando han pasado años no sabemos si se va a volver a utilizar.
Esta acumulación de información lleva a tener varios problemas como:
- Uso de mucho espacio en disco, lo que implica mayor gasto en almacenamiento
- La acumulación de información lleva a malas prácticas de permisos y acceso a la información. Personas podrían tener acceso a información sensible
- No existen políticas de retención de información – No se sabe por cuánto tiempo debe de estar guardada la información
- No hay políticas de archivos permitidos y no permitidos
- Hay información irrelevante para el negocio
- Los respaldos empiezan a ser más costosos y tardados - se realizan respaldos inclusive de archivos inertes de años atrás, música y video
Y lo que es peor, necesitamos considerar políticas de cumplimiento, regulaciones del mercado, y mejores prácticas de seguridad para evitar fuga de información. Para solucionar todo esto se necesitaría mucho tiempo y dedicación. Por estas razones es que han surgido nuevas herramientas de gestión de la información y lo que Gartner califica como “File Analysis Tools”.
Usando herramientas de análisis de archivos podría comenzar a ver todo el panorama de sus archivos a través de reportes gráficos, identificar riesgos de acceso y datos redundantes, obsoletos o triviales. La gestión de información no estructurada (archivos) es complicada y existen herramientas muy interesantes que pueden ayudar en muchos puntos. Si quiere evaluar este tipo de herramientas debería considerar los siguientes puntos de foco en las herramientas:
- Análisis – capacidad de la herramienta para analizar e indexar millones de archivos y peta-bytes de información, obteniendo metadatos y asociaciones de seguridad. También debe de entregar reportes visuales, visualizaciones e identificación de información obsoleta.
- Gestión – es la capacidad de estas herramientas para ayudar con el aprovisionamiento automatizado de espacios o carpetas, limpieza y administración de los archivos basado en políticas de identidad, tiempo o tipo de archivo. Estas capacidades deben de estar centradas en facilitar las tareas operativas y definir todo en torno a las políticas de negocio.
- Eficiencia – las herramientas deben de estar hechas para ahorrar tiempo y dejar trabajando las políticas definidas por su empresa de forma automática. De esta forma cuándo un usuario ya no use los archivos, se eliminen, o cuando haya usuarios nuevos, se les aplique políticas de retención, permisos en carpetas o se pueda crear carpetas personales automáticamente.
- Seguridad – Este tipo de herramientas también deberían incluir temas de seguridad y retención. También debe de dar mayor seguridad a los archivos mediante una mejor práctica de permisos y administración de roles.
Dale más valor a tu información a través de su correcta gestión gubernamental a través de:
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