Debido al avance de la tecnología, no tener los documentos en formato digital puede suponer una gran pérdida de tiempo y dinero. Es cierto que la actividad diaria de la empresa y el ritmo frenético de trabajo pueden hacer que esta tarea se posponga año tras año.
Convertir este proyecto en prioritario puede suponer un cambio en la gestión de la información de su empresa. Así se reducirían los tiempos de espera entre la solicitud de la documentación archivada hasta su posterior consulta.
Tener la información digitalizada y posteriormente organizada puede suponer una gran ventaja que implique aportar una respuesta más rápida a los clientes o generar informes más completos.
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"Hay controles que tienen que justificar el desarrollo del proceso y cumplir con los requisitos de calidad para el cliente" |
El proceso de digitalización de información deberá tener un objetivo final. Realizarlo únicamente para ahorrar espacio puede estar bien, pero realizarlo para optimizar su búsqueda o consulta está mejor. En el primer caso, puede suponer una gran inversión de tiempo y dinero sólo para obtener más sitio en la oficina. En el segundo caso, al mejorar el acceso a la información obtendremos un retorno a la inversión desde el momento en el que reduzcamos el tiempo de búsqueda de un documento que antes era físico.
Uno de los primeros aspectos a determinar será decidir la estructura de la información, es decir, de qué manera se quiere organizar la información una vez que se encuentre digitalizada. Esto será relevante para la selección del programa.
Es importante considerar que además de la documentación en papel, como pueden ser: facturas de proveedores, albaranes, pedidos de clientes, o seguros; también se pueden digitalizar otras fuentes de información. Estas pueden ser: planos, mapas, fotografías, así como archivos multimedia del tipo videos o música. Digitalizar un tipo de información u otra determinará también la solución escogida para ello.
Cuando se piensa en digitalizar sus documentos, es posible que la primera idea que nos venga a la mente sea la cantidad de tiempo que se necesita para escanear a mano múltiples documentos. Pero afortunadamente, este proceso ha cambiado en cuanto a la forma: existen escáneres con una gran potencia que permiten aumentar el número de páginas por minuto, o bien, el proceso se puede subcontratar.
Continua con: Factores determinantes en un Proyecto de digitalización
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