La administración de documentos reconoce que éstos tienen un ciclo vital, el cual inicia cuando son producidos y usados en el curso de la gestión cotidiana de la institución y tienen una utilidad inmediata, es decir, cuando se encuentran en su fase activa y se resguardan en el archivo de trámite.
La digitalización puede tener varias finalidades, en el caso de trámites y servicios:
 |
"La digitalización para trámites y servicios tiene la finalidad de optimizar un flujo de trabajo para un proceso en específico". |
Se realiza en unidades de correspondencia, oficialía de partes u oficinas de atención al público, las cuales requieren control y trámite inmediato, pues generan altos volúmenes de documentación. Estos trámites pueden ser integrados en expedientes únicos o de los siguientes tipos: solicitud de crédito, licencia de conducir, cédula de identidad, expediente de personal y clínico, credencial para votar, pasaporte, comprobante contable,2 acta de entrega o recepción, etcétera.
Este tipo de digitalización tiene la finalidad de optimizar un flujo de trabajo para un proceso en específico; es decir, se busca sistematizar la secuencia de tareas, acciones o actividades para ejecutar el proceso, con el seguimiento de cada una de las etapas y el estado en que se encuentran. Con ello es posible reducir el tiempo y acelerar la realización de un trámite.
Con la digitalización de los documentos solicitados para realizar el trámite, es posible evitar la acumulación de los documentos físicos, originales o copias, los cuales tienen un valor determinado por la naturaleza del trámite en cuestión.
La digitalización para trámites y servicios tiene la finalidad de optimizar un flujo de trabajo para un proceso en específicoLa digitalización para trámites y servicios tiene la finalidad de optimizar un flujo de trabajo para un proceso en específico, asociando las imágenes a las series documentales; deben ser clasificados a partir del cuadro de clasificación archivística, determinando su valor y vigencia con base en el catálogo; del mismo modo, se deben aplicar los procesos de depuración y transferencia mediante el estudio pormenorizado, de acuerdo con el catálogo, de las series documentales a digitalizar, del cual resultará el establecimiento de los valores primarios y secundarios de éstas. En este punto, la técnica de valoración documental muestra su utilidad, ya que la asignación de plazos de conservación para los documentos nos permite ajustar y definir estrategias de preservación de materiales electrónicos. Por ejemplo, una serie que tenga un plazo de eliminación de tres años no debería generar ningún problema de conservación o interpretación de esa información.
En caso de series documentales cuyo plazo de conservación sea superior, la organización deberá adoptar políticas explícitas de conversión o migración de esos documentos digitalizados.
Continua con: Factores determinantes en un Proyecto de digitalización
¿Comentarios? Háznolos saber>>>
